Potrzeba dodatkowego miejsca może pojawić się przed sezonem, podczas remontu albo po dużej dostawie. Innym razem magazyn staje się stałym elementem biznesu. W obu sytuacjach chodzi o składowanie, lecz organizacja i rozliczenie mogą wyglądać inaczej. Właściwy model powinien wynikać z rotacji zapasu, czasu pobytu towaru i czynności wykonywanych przed wydaniem.
Krótki okres nie oznacza prostego procesu
Składowanie krótkoterminowe odpowiada na sezonowy nadmiar towaru, jednorazową dostawę lub przejściowy brak miejsca. Nawet gdy produkty zostaną tylko kilka dni, trzeba je policzyć, oznaczyć, przypisać do lokalizacji i określić warunki wydania. Inaczej trudno szybko odnaleźć właściwą partię.
Przed dostawą warto ustalić okres rozliczeniowy, koszt operacji, zasady awizacji i możliwość przedłużenia pobytu. Elastyczność powinna być zapisana w warunkach współpracy, a nie opierać się na założeniu, że miejsce zawsze się znajdzie.
Długoterminowe składowanie wymaga planu rotacji
Towar przechowywany miesiącami wymaga zasad rotacji, inwentaryzacji i raportowania. W zależności od produktu stosuje się wydawanie według kolejności przyjęcia albo terminu ważności. Liczą się też warunki otoczenia i kontrola stanu opakowań.
Długi okres ułatwia planowanie miejsca, ale może ukrywać zapas, który przestał się sprzedawać. Raport powinien więc pokazywać liczbę sztuk, wiek partii i częstotliwość ruchu.
Sposób rozliczenia powinien odpowiadać strukturze zapasu
Koszt może zależeć od liczby palet, powierzchni, objętości, lokalizacji albo średniego stanu. Dla zapasu paletowego odpowiedni będzie inny model niż dla wielu małych indeksów. Do składowania dochodzą opłaty za przyjęcie, wydanie, kompletację i dodatkowe czynności.
Najniższa stawka za miejsce nie musi oznaczać najniższego kosztu całkowitego. Jeśli pobranie każdej sztuki generuje opłatę, znaczenie ma liczba operacji w miesiącu.
WMS pozwala oddzielić dostępny zapas od towaru zablokowanego
System powinien rozróżniać produkty dostępne, uszkodzone, oczekujące na kontrolę i zarezerwowane. Dzięki temu firma nie sprzedaje partii, która istnieje, ale nie może opuścić magazynu. WMS pozwala też prześledzić ruch towaru.
Trzeba uzgodnić zakres danych, częstotliwość raportów i sposób wyjaśniania różnic. Widoczność zapasu jest warunkiem zachowania kontroli po przekazaniu magazynowania operatorowi.
Dobry model może zmieniać się razem z firmą
Towar przyjęty na kilka tygodni może pozostać dłużej, a stały zapas wzrosnąć przed kampanią. Współpraca powinna więc przewidywać dodatkową powierzchnię oraz kompletację, przepakowanie lub dystrybucję.
Decyzja nie musi być ostateczna. Ważniejsze jest przygotowanie zasad przejścia między modelami. Magazynowanie działa najlepiej, gdy miejsce, dane i operacje odpowiadają faktycznemu tempu przepływu produktów.
