Firma może zlecić operatorowi pojedynczy rozładunek, magazynowanie albo całą obsługę od przyjęcia do wysyłki. Im szerszy zakres, tym ważniejsze są zasady odpowiedzialności i wymiany danych. Logistyka kontraktowa nie jest wyłącznie wynajęciem miejsca. Buduje powtarzalny proces, w którym wiadomo, co dzieje się z towarem na każdym etapie.
Przeładunek wymaga informacji przed przyjazdem pojazdu
Operator powinien wcześniej znać rodzaj ładunku, liczbę jednostek, masę, wymiary i zabezpieczenie. Informacje o pojeździe, godzinie i dalszej trasie pozwalają przydzielić bramę, sprzęt, zespół oraz miejsce na odstawienie towaru.
Brak awizacji powoduje kolejki, a przy ładunku niestandardowym może oznaczać brak odpowiedniego urządzenia. Sprawność przeładunku zaczyna się od danych, a nie od otwarcia naczepy.
Kontrola przyjęcia wyznacza granicę odpowiedzialności
Podczas rozładunku należy sprawdzić liczbę jednostek, stan opakowań i dokumenty. Niezgodności trzeba opisać, a w razie potrzeby sfotografować. Pozwala to ustalić, kiedy powstało uszkodzenie.
Towar wymagający wyjaśnienia powinien trafić do wydzielonej strefy, aby uszkodzony lub błędnie oznaczony produkt nie został wydany klientowi.
Konsolidacja ogranicza liczbę częściowych wysyłek
Produkty od kilku dostawców można połączyć w jeden ładunek. Wymaga to zgrania terminów, oznaczenia i kontroli kompletności. Zbyt wczesne przygotowanie zajmuje miejsce, a spóźniony składnik może zatrzymać wysyłkę.
Plan konsolidacji powinien wskazywać moment zamknięcia zlecenia i zasady postępowania z brakującą częścią. Ograniczenie liczby transportów ma sens tylko wtedy, gdy nie pogarsza terminowości dostaw.
Umowa powinna opisywać standard, nie tylko zakres usług
Sformułowanie „magazynowanie i wysyłka” jest zbyt ogólne. Potrzebne są mierniki czasu przyjęcia, zgodności kompletacji, terminowości wydań i aktualizacji danych. Trzeba też wskazać godziny graniczne zleceń oraz sposób obsługi sezonowych wzrostów.
Istotna jest procedura awaryjna na wypadek braku dostępu do systemu, opóźnienia przewoźnika albo nagłego zwiększenia wolumenu. Jasne zasady pozwalają podejmować decyzje bez każdorazowego ustalania procesu od początku.
Współpraca dojrzewa dzięki danym operacyjnym
Raporty powinny pokazywać zapas, liczbę operacji, błędy, uszkodzenia i czas realizacji. Dane pomagają ustalić, czy problem wynika z pakowania, pracy magazynu, błędnego zamówienia czy transportu. Uzgodnione działania trzeba przypisać do osób i terminów.
Outsourcing nie oznacza utraty kontroli, jeśli odpowiedzialność jest czytelna, a przebieg operacji widoczny w danych. Dobrze zaprojektowana logistyka kontraktowa pozwala rozwijać skalę działalności bez budowania każdego elementu zaplecza we własnej firmie i bez mnożenia podmiotów odpowiedzialnych za ten sam towar.